楚雄州档案馆“四措并举”筑牢档案安全屏障

编前语：

　　安全是档案工作的生命线，是保障档案事业发展的基础。为全面筑牢档案安全屏障，守牢档案事业发展安全底线，2024年云南省将开展“档案安全建设年”行动。1月至2月，省档案局对全省16个州（市）档案馆开展了档案安全督查；2月29日，在全省档案工作会议上，强调各级档案部门要以“时时放心不下”的责任感和“事事落实到位”的执行力，抓实抓细档案安全各项工作。《云南档案》开设“档案安全建设年”栏目，刊载相关文章，以供各级档案部门交流借鉴。

　　档案安全是档案工作的生命线和底线。楚雄州档案馆高度重视档案安全工作，全面落实习近平总书记关于档案工作重要指示批示精神和国家档案局、省档案局（馆）关于加强档案安全管理提升科学管护水平部署要求，通过压实档案安全主体责任、健全档案安全制度机制、学习借鉴先进经验、探索打造智慧示范库房，全面筑牢人防、物防、技防“三位一体”的档案安全体系，推动档案事业发展高质量取得新成效。

　　一、建机制、强保障，全面夯实档案安全管护基础。

　　一是健全档案安全管理组织机构。强化组织领导，成立了以馆长为组长，副馆长为副组长，各科室长为成员的档案安全工作领导小组，下设办公室在运维保障科，明确职责分工；领导小组定期听取档案安全工作情况汇报，及时研究、部署、检查档案工作，解决工作中的困难和问题，确保档案安全工作任务落实落细。二是建立学用结合互动互促机制。组织全体干部职工、消防安保人员学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等档案安全法律法规，实现宣传教育全覆盖，进一步增强全体干部职工维护档案安全的责任感、使命感；经常性开展消防安全培训，制定《楚雄州档案馆消防安全应急预案》，适时组织消防应急演练，检验所学所得，不断提高全馆干部职工应对突发事件、重大事故和自然灾害的紧急处置能力。三是完善档案安全保障机制。明确档案安全工作的“底线”，把档案安全工作纳入年度工作重点，实行目标管理；细化各科室、岗位、人员的职责任务，部署需要重点抓好的风险治理任务、预防控制措施和保障措施，将馆库安全和信息安全列入年度目标考核及监督重点事项清单，同部署、同考核、同推进，进一步强化制度执行的刚性约束。四是落实常态化监督监察机制。严格执行安全检查制度，每月定期开展1次库房安全检查，节前节后分别开展库房安全检查各1次，总值班室实行24小时值班值守，电梯、防雷设施均由有资质的单位进行定期检测，查阅大厅、数字化加工中心、库房区等公共区域监控影像记录保存3个月以上，消防安保人员每4小时对馆内消防安全情况进行巡查，确保安全出口、疏散通道、消防通道畅通，每日对消防控制室设备运行情况进行检查，安全领导小组办公室每月开展一次专项检查，对存在的隐患及时排除、整改。

　　二、补短板、强弱项，不断提升档案安全管护制度化水平

　　一是对标《云南省州市区国家综合档案馆业务建设评价标准》《云南省档案局关于进一步提升馆藏档案安全科学管护水平的通知》等文件要求，查找梳理短板弱项，坚持任务项目化、项目清单化、清单具体化，制定《楚雄州档案馆业务建设中期自查评估补短板、强弱项责任分解清单》，明确责任人及完成时限，及时补齐短板弱项。二是规范库房实体档案管理制度。建立《馆藏档案统计台账》，详细登记所有库房馆藏档案明细，并根据当年档案接收、征集、移交情况及时进行更新；建立《档案接收台账》，规范办理档案交接手续；制定《档案出入库登记制度》，严格档案出入库登记管理。三是规范开展档案查阅利用服务。制定《档案利用制度》《档案查阅利用工作规范》，细化档案查阅流程、审批流程、利用规范，简化查阅手续、提高查阅效率，为群众提供优质查档服务；遵循“非必要不外借”原则，严格档案外借出馆程序，明确借阅者安全责任，认真履行审批手续，填写《档案外借出馆登记表》，详细登记外借档案种类、数量、借出时间、归还时间，切实把好档案外借关。四是规范落实消防安全规章制度。与各科室负责人签订《楚雄州档案馆消防责任书》，明确科室负责人为科室消防安全第一责任人，确保消防安全工作层层落实；制定《消防控制室值班制度》《消防安全防火巡查制度》《消防控制室管理及应急程序》《消防控制室值班人员岗位职责》等，明确消防安全管理工作职责、任务，通过抓实制度建设统筹推进档案安全管护能力提升。

　　三、走出去、请进来，切实提高档案安全管护精细化水平

　　坚持“走出去、请进来”，由馆长带队到省档案局（馆）等地考察，学习库房建设、管理经验，促进档案科学管护能力提升。一是改造升级原有档案消毒室，新配备冷冻档案消毒冰柜、档案架，并规范设置档案消毒区及档案消毒效果观察区，解决了传统熏蒸消毒效果不佳且危害工作人员身体健康的问题，提高消毒效果、降低运行成本，有效保护档案；制定《档案消毒工作制度》《档案消毒工作规范》，认真填写《档案消毒登记表》，严格按照冷冻消毒工作规范开展消毒工作。二是新建档案修复室，筹集资金2万元，配备档案修复工具、修复用纸、制作修复板墙，制定《档案修复工作制度》《档案修复工作规范》《档案修复工作流程》等制度规范，选派人员参加西南地区档案保护技术培训班、云南省古籍修复保护培训，完善《档案修复工作登记表》等台账资料，高质量高标准开展档案修复工作。三是定期开展档案数据异地备份。强化电子档案安全管理，定期到省档案局（馆）、临沧市、德宏州开展电子档案异地备份，共备份数字化数据TIF格式2782.66G、PDF格式619G，档案业务管理系统数据6617.95GB。同时，对馆内电子档案存储硬盘及德宏州异地备份数据盘开展加电检测维护工作。四是提升改造数字化加工场所。按照数字化加工流程把加工区域划分为整理区、著录区、拆卷区、扫描区、后处理区、图像处理区、数据挂接区、数据拷贝区、设备区，规范数字化工作开展；同时强化数字化加工场所日常管理，一方面，加强对加工场所设备的管理，电脑全部放进保密机柜，移动存储硬盘或机械硬盘存放到设备区的防磁柜，钥匙由专人保管，切断了信息输出路径，确保信息数据安全；另一方面，加强出入人员及现场管理，实行出入登记制度，严格落实加工场所安全巡查制度，每天对加工场所进行安全巡查，对场所安全、设备情况、工作进度、操作规范等进行监督指导，确保数字化工作安全有序开展。

　　四、勇于创新、科技赋能，有效提升档案安全管护智慧化水平

　　用好“典型引路法”，争取财政资金26万元，打造标准化、规范化、智能化的示范智慧库房。一是对库房馆藏档案进行全面清查盘点，制作《档案存放指引卡》，将每列密集架、每个全宗的档案种类、数量、年限等详细信息进行登记，及时更新档案索引牌，确保清晰、准确定位库房档案。二是优化升级进出库房管理措施，配备了具有面部识别和指纹识别等两种以上功能的智能门禁系统，出入库信息记录保存达一年以上，加强了出入库房制度性约束、强制性管理。三是实现档案库房温湿度智能化管理，配备了智能温湿度感应器、恒湿净化一体机、智能空调、智能中控一体机等控温控湿设备，实现智能除湿或加湿、升温或降温，利于档案长久保存。四是推进数字化应用与馆库安全的深度融合，打造“智慧档案馆运行管理平台”，将门禁系统、自动化控温控湿设备、监控系统、火灾报警系统等集成到档案查阅大厅，数据信息通过大屏实时更新，同时可以通过手机APP同步查看，实现全天候远程监控、实时观测，库房智能管理水平进一步提升。