发布时间:2024-03-13 14:31:44被阅览数:342 次信息来源：《四川档案》
□方叙力
文书档案作为行政公文起草、制定印发到移交存储过程的最终端，是机关行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，其主要载体是机关在履行行政管理职能过程中形成的各类公文。公文的质量很大程度上决定了文书档案的质量，它能显现出公文管理流程是否合理规范，制发质量是否高效，格式规范是否统一，很大程度反应了该部门行政事务管理效能，是整个部门形象和门面的直观体现。因此，提升文书档案的质量，要在档案形成的上游保证公文制发质量，通过对公文流转进行全过程控制，提升公文处理流转质效，逐渐形成适应行政机关实际工作需要的公文处理体系，从根本上有效提升整体文书档案的质量。
1 公文流转管理制度的制定和实施决定了文件运转是否高效，公文制发是否规范
建立完善科学的公文流转管理制度，健全严明的责任追究机制，为形成精细、高效的行文办文管理秩序搭建起制度“承重梁”。
1.1 制定健全完善的公文流转制度
建立执行“三审三核”流转机制，形成层层校核、环环相扣的闭环流转模式，严格把控公文制发的政治关、政策关、法律关、程序关、内容关、格式关、文字关，把公文处理责任落实落细，确保行文规范、格式准确、内容精准、问题合理、目标清晰。健全完善公文溯源核查机制，对文件的拟定意见、审签意见、内容校改等方面实行痕迹管理，使得文件和数据的形成全流程可追溯、可查证，把文件制定责任压实在起草部门，有效提高公文起草质效。
1.2 制定完善的责任追究机制
将公文办理工作纳入本部门年度目标绩效管理，对下级统计部门进行年度评价考核，建立形成“横向监督、纵向考核”的双向绩效评价体系。在日常公文处理过程中，注重收集错文错情案例，对典型问题进行分类归纳，对基础性问题进行点对点提醒，对错情问题突出、情节严重的实行退文处理，定期进行公示通报，并作为年度政务培训解析重点内容，面向全部门开展培训。将下级部门来文报文情况纳入年度考核评价体系，对公文处理工作进行绩效评价考核，针对上报文件中出现的文种混用、格式不规范、请示事项不明、报送时限延误等情形实行扣分制，不断压紧工作责任，增强公文起草人员的警觉性，前置工作要求责任，以严明制度倒逼公文质量提质增效。
2 公文流转管理制度的执行和实施决定了公文处理的环节是否完整，格式内容是否规范准确
加强文件处理流程管理，严格公文审核把关，让统一规范的管理程序成为开展工作的标度和基准，为公文的精细管理、高效运转搭建严紧有度的“校核台”。
2.1 遵照“从严从紧”的发文审核原则
发文数量控制要“从紧”，坚持少发文、简发文、发实文，避免出现文山现象，对发文质量审核要“从严”，明晰文件发起部门的职能职责，准确理解行文目的，明确行文的对象和目标，使用准确恰当的公文文种。发文字号的使用要合理规范，根据文件的不同类型和重要程度，准确选择发文字号，一方面可实现文件管理的查找和分类，另一方面也便于归档后检索文件和目录编制。使用完整规范的文件格式，严防公文要素缺失或不规范现象，确保行文规范、格式准确、内容精要。
2.2 实行“从急从重”的收文处理原则
收到文件后及时进行流转处理，严格落实督查督办流程，对紧急重要的文电进行重点催办，随时掌握文件流转进度和办理情况，确保文件办理到位，不发生滞压、遗漏等意外情况。公文流转过程中遇到特殊紧急情况，根据来文重要紧急程度进行特事特办、灵活处理，采用换岗委托、电话沟通、纸质签批等方式处理，保障公文运转高效灵活，人员流动期间不出现运转停滞，保障公文流转高效无误，高效优质完成来文办理任务。
3 公文处理流转必须要严格执行国家保密法律法规，严格按照保密要求处理公文，保证公文流转严格按照保密要求规范
规范和加强涉密文件管理，提高部门涉密文件归档意识，使用符合安全保密要求的设施设备，为涉密公文的合法合规、安全流转和妥善保管筑牢内外有别的“防火墙”。
3.1 严格执行涉密文件审核制度
把涉密文件审核制度植入涉密公文动态流转的每个环节，强化敏感信息在采集、生产、加工、流转、发布、保管使用等各环节保密措施，实现文件流转全过程保密管理。做好涉密文件密级管理，按照保密制度规范，按照文件内容的敏感重要程度，准确划分文件密级。加强对涉密文件过程稿的密级管理，通过巡查自查对涉密文件进行清理排查，严格规范标注密级和保密期限。严格落实网站信息发布登记制度，定期组织网站保密检查，坚决做到上网内容不涉密、涉密内容不上网，并严格控制知悉范围。完善保密自查自评工作机制，将常态化自查与重点抽查结合，将自查自评融入业务工作，切实加强日常监督检查，以查促管，以查促改。
3.2 严格执行涉密文件保管规则
规范涉密文件借阅管理机制，对涉密文件的借出和归还流程制定严格的登记制度，严明“集中管理、及时登记、专柜存放、借阅审批、双不过”等保密管理办法，实现涉密文件借阅流程全闭合，做到“入有来源、出有去向，查有记录”，杜绝文件借阅过程中的失密泄密风险隐患。做好涉密文件的回溯清理，对到期涉密文件的密级变更及江解密进行集中处理，有效提升涉密文件的管理质效，保证涉密文件安全有效。
4 公文从流转制发到移交档案室，需要经过一段时间归整和处理
年度文件印发结束后一定时间，或相关涉及事务处理完毕后，即可对公文的保存进行价值评估，按照公文文种、类别、重要程度对文件进行综合筛选，为下一步对文件进行归纳整理建立安全可靠的“存储端”。
4.1 制定科学规范的归档制度规范
公文在转变成为档案之前，需要进行保存价值评估、重要程度筛选，并进行科学分类整理。结合部门行政职责职能，立足发挥文书档案资政效能，制定与机关公文流转制度相适配的档案管理制度，实现公文处理和档案工作管理的真正交融，可以有效避免文件制发与档案标准规范相悖的情况发生。同时，加强档案管理人员在文件形成过程中的介入，前置文件归档规范要求，定期对流转中的文件进行复核，强化对文件流转处理的过程化监督，优化档案移交手续和工作程序，可以减少重复立卷、材料缺失、反复补办等问题发生，使得档案形成工作流程更加合理高效。
4.2 对档案工作要提高责任认识
实现从公文到档案的转化，要提高全流程处理人员的档案意识，不断提高专业素质和综合素质。在日常工作中，加强对文秘人员档案知识的培训、档案意识的培养，不断提高人员素质，保证办公室文秘人员在公文运转的每个环节、岗位都成为行家里手，实行工作自动补位机制，明确主岗备岗，确保公文流转办理过程中，各个岗位人员可以相互补位补台，保证紧急情况时工作不断线、不断档。通过开展定期培训，点对点监督提示，下发专业书籍，在工作实践中逐步提高档案专业水平。
参考文献
[1]程歌,昊石.浅谈文书档案质量的前期控制[J].档案学研究,2013（9）：55.
[2]孙莉.做好保密工作的档案管理夯实保密基础建设[J].军方视角,2016(8):61.
作者单位：四川省统计局
