夯实三个基础 加快推进档案工作数字化转型

　　文/程春雨

　　当前，全球新一轮科技革命和产业变革深入发展，以5G、人工智能、云计算、大数据、物联网为代表的数字技术与经济社会发展各方面深度融合，深刻改变和影响了社会生产生活方式，人类社会加速进入数字社会。作为社会发展的真实记录，档案无论在形式、内容还是数量上都发生了巨大变化，档案工作所处的内外部环境同样发生了深刻变革，面对全然不同的工作环境和管理对象，该如何更好实现档案工作高质量发展？这需要档案工作者深入思考，统一认识，坚决行动。

　　“十四五”期间，为促进数字技术与经济社会发展各方面深度融合，我国连续出台了《数字中国建设整体布局规划》《关于加强数字政府建设的指导意见》等多个重大战略规划文件，数字化转型是实现高质量发展的最有效方式已成为全社会的共识。同样，档案工作数字化转型也是数字社会档案工作高质量发展的必由之路。同时，也应当认识到，档案工作数字化转型不是简单的等同于“数字化”“信息化”，其重点是“转型”，是要强化数字化理念，运用数字化手段创新工作思路、改进工作方法，全面提升档案工作数字化、智能化水平。因此，数字化转型不是一项单一任务，不是简单应用一个或几个信息系统就能实现，而是要通过利用新一代数字技术整体重构档案工作本身，包括工作模式、工作流程、组织结构等。档案工作数字化转型必定是一个系统、长期、艰巨、循序渐进的过程，不可能一蹴而就。推进档案工作数字化转型，需要持续不断夯实基础能力，发挥好数字基础设施、档案数字资源和高素质人才队伍等关键要素的决定性作用。

　　重视数字基础设施的基础支撑作用

　　数字基础设施是数字时代档案工作的基石，是实现档案工作数字化转型的基本保障，其重要性不亚于现阶段的档案库房对实体档案的意义。从目前的情况看，经过多年的努力，档案部门在数字基础设施方面已有一定基础，但是，有的地区和单位档案部门在这方面的重视程度与投入力度仍然不足。造成这种现状有多方面的原因，既有对档案工作数字化转型紧迫性认识不到位的原因，也有经费、专业人员缺乏等方面的原因。

　　1.要在思想上切实提高认识

　　思想认识是解决一切问题的根源，推进档案工作数字化转型不能有“车到山前必有路”的想法，要有居安思危的危机感和时不我待的紧迫感，深刻思考在数字社会，随着数字形态的档案在各级各类档案馆的馆藏占比将不断提升，档案部门该如何安全保管、有效利用这些“看不见、摸不着”的数字档案？依靠现有的基础设施是否能够接得住、管得好？档案工作者需要在思想认识上真正地重视起来，做到未雨绸缪，持续加强数字基础设施建设。一是要准确认识数字档案的基本特点。数字档案同纸质载体档案最大的不同在于数字档案必须依赖计算机系统办理、传输、存储和显现，具有很强的设备依赖性。同时，数字档案内容和载体的可分离性决定了其很容易被复制和篡改，具有比纸质档案更不安全稳定的因素。这些特点决定了无法像管理纸质档案那样来管理数字档案。二是要准确认识数字基础设施不是单一的设备或系统，而是一套完整的基础设施体系。要管好用好数字档案，必须根据数字档案的类型特点、长期保存及管理利用要求，从机房环境、服务器系统、网络系统、存储系统、备份系统、安全防护系统、应用系统等诸多方面，对数字基础设施进行系统性规划设计。

　　2.要转变数字基础设施的建设思路

　　传统意义上的基础设施，如档案库房，具有较强的独享性，从建设到管理、使用、维护等各个环节都离不开档案部门的参与，并且较难做到共享共用。而数字基础设施可以通过集约化建设的方式发挥其最大建设使用效能，这一点恰恰能解决目前档案部门在自建数字基础设施方面存在的建设经费不足、使用效率不高、专业人员缺乏的问题。档案部门在开展数字基础设施建设前，要充分评估建设、运行、维护等过程中需要投入的人、财、物等相关资源，采取最适合的建设方式。省级档案部门可以发挥经费、人才等方面的优势，集约化建设数字基础设施，向基层档案部门共享数字基础资源。对于经费、技术力量相对较弱的档案部门，在保障档案安全的前提下，可采取代建、共建等集约化方式开展数字基础设施建设，把相对有限的经费和人力资源用在数字档案资源建设上。

　　发挥数字档案资源的核心要素作用

　　数字化转型要靠技术和数据双轮驱动。在数字社会，数据要素作为新型生产要素，是数字化、网络化、智能化的基础，已快速融入生产、分配、流通、消费和社会服务管理等各环节，深刻改变着生产方式、生活方式和社会治理方式。档案资源具有规模大、类型多、周期长、价值高等突出特点，具备成为数据要素重要组成部分的潜力，在社会治理中具有独特优势和显著地位，档案工作数字化转型也必须围绕数字档案资源这一关键核心要素来开展。

　　1.要加快建立与数字社会相适应的档案接收管理制度和能力

　　在数字社会，档案的类型、数量、形态较之过去发生了颠覆性变化，档案工作的内外部环境也不同以往。面对新的形势，档案工作者要把握好数字社会的时代特征，从数字化的视角，重新审视档案工作各个环节，要确保各领域电子文件“应归尽归”，档案馆要做到电子档案“应收尽收”，并建立起与之相适应的档案管理制度、保管保存条件和利用服务能力。

　　2.要在纸质档案数字化的基础上进一步进行数据化

　　档案信息化工作开展以来，档案部门开展了大规模的传统载体档案数字化工作，形成了大量数字化成果，在保护档案实体、方便档案利用等方面发挥了重要作用。但如果仅停留在数字化层面，很难对档案信息进行深入挖掘利用，尤其是无法利用大数据、人工智能等数字技术对档案信息进行深度利用，无法发挥档案资源数据要素的价值。这就迫切需要档案工作者再进一步，完成从“档案数字化”向“档案数据化”延伸。当然，由于档案形式的复杂多样性，现阶段要全面进行“数据化”还存在一定的技术难度，需要根据不同情况加以区别对待。

　　3.要注重收集利用档案业务行为数据

　　在数字社会，数据资源是重要的资产，要注重对各类数据的收集利用。档案部门作为数据资源的重要保管部门，自身也在产生大量的业务行为数据，如档案的日常管理数据、对外提供档案利用服务过程中产生的利用行为数据、高频档案利用数据等。要特别注意把这类数据收集好、分析好、利用好，用以辅助业务决策，优化业务行为，提升服务效能。

　　建设具备数字素养和技能的人才队伍

　　“功以才成，业由才广”，人才是一切创新活动的决定性因素。档案工作数字化转型离不开一支具备较高数字素养和技能的档案干部人才队伍。什么是数字素养？欧盟在2022年《欧洲公民数字素养框架》中将其定义为“能够自信地、批判性地、负责任地在学习、工作和社会参与中使用数字技术”。从文字本义上来讲，“素”是指本性、本色、本来、天然不加修饰，“养”是指抚育、教导、陶冶、锻炼、学习以逐渐增强完善。“素养”是指由训练和实践而习得的能力，内化成个体的品质特征。由此可见，数字素养不是先天具备的，需要经过不断的学习、练习，进而能够在各项社会活动中自然而然地运用，从而内化为个体的行为习惯。提升数字素养和技能，需要从“学、思、用”3个方面着手。

　　1.要勤学习

　　当今世界，数字技术的发展日新月异，以互联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等为代表的新一代数字技术飞速发展。数字技术已全面融入社会方方面面，深刻影响和改变了社会生产生活方式，需要档案工作者不断加强学习。既要学习国家关于数字技术、数字产业方面的新战略、新规划，也要关注数字技术催生的新业态、新模式，还要学习数字技术的具体知识，了解掌握各种数字技术的特点、应用场景。

　　2.要善思考

　　数字社会中人类社会活动和数字密切相关，数字技术、数字环境和数字信息已融入进生活的方方面面，数字化思维已经成为一种重要且必须具备的能力。数字化思维是一种在数字化环境下进行思考和决策，强调利用数字技术和数据分析手段，快速获取、整合和分析信息，以更加有效地解决问题和推动创新的能力。档案工作的数字化转型离不开数字化思维，数字化思维的主要目的是利用数字技术解决业务问题。要善于使用数字技术解决档案工作中遇到的各种问题和挑战，比如为提高档案开放审核效率，可以引入人工智能、机器学习等数字技术。数字化思维的核心是数据。要将数据作为档案部门的关键资源，不仅是档案数据，还包括各种业务数据。通过快速获取数据、整合多维度的数据并进行分析，发现档案管理利用过程中存在的问题与不足，据此辅助决策和改进业务。

　　3.要多使用

　　“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。很难想象，一个平时不使用互联网的人会利用互联网来开展工作。要培养数字素养和数字技能，一个最基本的前提就是要注重使用数字技术。要在日常的工作、学习和生活中主动使用数字技术产品，通过切身体验深刻理解各种数字技术的特点、功能和作用，从而深入思考如何将数字技术应用于档案管理工作创新，探索在档案收集、管理、保管、利用各环节中的潜在应用场景，积极尝试用数字技术解决发展中面临的各种问题。

　　数字社会已经全面到来。档案工作者必须尽快转变思路、夯实基础、创新方法、强化能力，以坚定的信心和坚决的态度锲而不舍推进档案工作数字化转型，更好实现档案事业高质量发展。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：王辉