江西会昌:积极兴建档案馆新馆高效实现搬迁工作

　　文/张炳春

　　随着经济社会快速发展，很多地区原有的档案馆无法满足新时代档案工作发展需要，各地档案部门开始逐渐着手兴建符合现代化需求的档案馆新馆。在新旧交替过程中，档案馆搬迁工作尤为重要。江西省会昌县档案馆在新馆建设及搬迁过程中积极争取政府及有关部门支持，充分汇聚馆内馆外多种力量，以实现“规范、实用、可持续”为目标，进行了一系列有益的探索及实践。

　　新馆按国标兴建

　　20世纪70年代，县档案馆随同县委大院建成，是一栋坐落在院内后侧的二层独栋小楼。历经40余个春夏秋冬，目前早已墙体斑驳、底砖风化，屋檐门窗已有破损，雨季来临时偶有漏雨，档案资料的保管安全受到严重威胁。同时，随着档案数量年年剧增，档案馆库房容量早已告急，只能挤出有限的空间接收县委、县政府两办的档案，已逾30年无法接收其他各单位新增的档案。会昌县委、县政府立足长远，积极争取中央、省市政府部门支持，抢抓国家实施中部地区县级综合档案馆建设机遇，争项争资，在县城月亮湾新区新建了会昌县国家综合档案馆。

　　县档案馆新馆严格按照国家档案局编制的《档案馆建设标准》建设，做到功能齐全、设施完善、经济实用，满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。县档案馆新馆屹立在月亮湾新区的县行政中心北侧，其外观形如一列大气端庄的书架，占地面积1300余平方米，总建筑面积2000平方米，总投资达800余万元。新馆共5层，1层为接待大厅、开放档案查阅利用区、两位本县开国将军事迹和档案展厅等对外服务功能区；2层和5层为行政办公区、业务处理区、档案数字化转换区；3层和4层为“八防”条件较好的标准化库房区。防震、防水、防火、防盗、防有害生物等各项功能齐全到位，密集架、消毒柜、消磁柜、中央空调、除湿机、办公设备等配套设施完备，是一座功能较为完善的现代化县级国家综合档案馆。

　　新馆落成，高效搬迁

　　县档案馆新馆建成后，搬迁工作逐步提上日程。县档案馆重点做好搬迁实施方案制定、档案资料消杀及数目统计、搬迁人员职责安排3项重点工作。

　　1.制定《档案馆搬迁实施方案》

　　启动搬迁之前，县档案馆制定了严密的搬迁实施方案。根据库房档案资料的特有属性，决定了其搬迁方案要细致入微，为此，在讨论和制定《档案馆搬迁实施方案》会议上，县档案馆对库房搬迁部署及具体要求进行详细研究。方案对组建档案馆搬迁领导小组、进行搬迁前的库房封闭消毒杀菌、所有馆藏档案资料归类装箱编号排序、制作库房档案资源统计表格、对全体工作人员进行科学分组并明确详细岗位职责、新档案馆库房功能和密集架细分等9个方面作了细致安排。

　　2.摸清家底，掌握档案资料情况

　　搬迁工作开始之前，对旧档案馆库房的档案资料进行为期一个月的封库除菌消毒，再对消毒后的档案进行准确清理归类、封箱编号、贴标排序，做到不漏不错不乱。编制《老馆房库存档案基本情况》（见表1），将“土地证”编为1—33号箱、“山林执照”编为34—52号箱、“知青档案”编为53—60号箱、“工人介绍信存根”编为61—69号箱、“县委县政府档案”编为70—123号箱、“县属各单位永久档案”编为124—229号箱、“民国档案”编为230—314号箱、“实物档案”编为315—317号箱、“县委县革委档案”编为318—363号箱、“县属各单位永久档案”编为364—474号箱、“死亡干部档案”编为475—486号箱，等等。以便工作人员对老馆的5个库房752个箱柜档案做到心中有数。

表1 老馆房库存档案基本情况（部分）

　　3.做好人员安排，提升工作效率

　　档案馆搬迁由全体工作人员共同参与，成立了以单位负责人为组长的搬迁工作领导小组，设有档案老馆出库组、档案押运组、档案新馆入库组3个组，分别负责老馆档案出库、档案押运、新馆档案入库工作，在整个搬迁过程中做到既分工又协作。“档案老馆出库组”安排1～2名对老库房比较熟悉的干部，指挥搬运工按序搬箱下楼，安排1名协调能力强的干部指挥搬运工按序搬箱上车、清点箱数，并及时与押运组交接清单。“档案押运组”确保档案运输途中安全有序，押运工作由公安部门安排民警协助，专门派出4名民警负责新老档案馆的搬迁现场秩序维护和安全保卫，并负责搬迁档案的全程押运护送，同时还专门安排巡逻应急车，以备不时之需。“档案新馆入库组”安排1名工作细致的干部对运送档案的车辆进行开锁验收，指挥搬运工按序搬箱下车并对照清单一一清点，安排1～2名对新库房功能布局比较熟悉的干部，指挥搬运工按序搬箱上楼入库。

　　每一件国有档案都是受法律保护的，任何一件在册档案丢失或者受损毁，都可能会造成无法挽回的损失。为此，县档案馆全体工作人员不辞辛苦，加班加点，取消午休，赶在晴好天气圆满完成档案资料从老馆到新馆的馆际搬运工作。

　　搬迁后新馆档案整理上架应做足内功

　　库房档案资料实现老馆到新馆的入库、完成物理搬迁后，即进入新馆档案拆箱整理上架环节。新馆档案整理上架工作重点聚焦档案资料保管、利用的可持续性，考验专业内功。

　　1.编制《新馆库房档案存放安排清单》

　　在档案拆箱上架前，重中之重是要科学合理地规划新馆库房档案资源布局，编制对应的《新馆库房档案存放安排清单》（见表2），对新馆的库房功能和密集架安排进行科学细分。根据县档案馆的实际情况进行规划，将15类档案分别存入4个库房：将山林执照、土地证、工人介绍信、知青档案4类民生档案和县委档案、县政府档案共6类查阅利用率比较高的档案安排在3层北侧出入最便利的库房的密集架中；乡镇永久档案、企业永久档案、永久特色档案、珍贵档案（包括实物档案和民国档案）4类档案安排在3层库房；县属各单位永久档案和长期档案2类档案安排在4层库房；短期档案、死亡干部档案、报刊书籍资料安排在4层库房。

表2 新馆库房档案存放安排清单（部分）

　　2.合理规划，科学上架

　　县档案馆在搬迁的准备阶段就编制好《老馆库房档案编号和新馆库房对应说明》（见表3），以便档案搬迁到新馆可以快速上架。如新馆一库房：1—22列密集架依序安排1—69号箱查阅利用频率高的民生档案；23—33列密集架依序安排70—101号箱县委永久档案和318—345号箱县委长久档案；34—44列密集架依序安排102—123号箱县政府永久档案和346—363号箱县政府长期档案。如此对应有助于帮助档案上架人员快速定位新馆档案上架位置，节省体力和精力，同时，也为日后编制《馆藏档案查阅利用指南》打下基础。

表3 老馆库房档案编号和新馆库房对应说明（部分）

　　3.杀菌消毒，以待利用

　　档案完成上架后，还须经过封库杀菌消毒程序，完成后档案馆搬迁工作即可收官。在整体的搬迁过程中要特别注意的是，档案馆的档案资料搬迁前和搬迁后都分别有一个封库杀菌消毒期，这必定会影响档案的查阅利用，为此，需事前利用电视、网站、报纸等宣传媒体做好“闭馆通告”的通知，让有档案查询利用需要的民众提前知晓。

　　县档案馆新馆投入使用后，必将更好地发挥档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的使命，为促进当地综合发展发挥积极作用，谱写档案事业发展新篇章。

　　作者单位：江西省会昌县档案馆

　　责任编辑：公喆