对企业人事档案外包管理模式的思考与应用

　　文/何惠云

　　当前，传统的人事档案管理模式已经很难适应企业自身的快速发展，企业人事档案管理不仅占用了企业的人力资源，也难以实现企业人事档案管理的科学化和精细化。在这一背景下，企业档案管理社会化组织应运而生，企业将人事档案外包给社会化组织，不仅节省了人力资源和时间，也有利于更好地实施对企业运行的监管。因此，企业人事档案外包管理模式的运用至关重要，在企业发展中发挥了重要作用。

　　工作背景

　　企业人事档案外包是指企业将人事档案管理工作全部交由外包机构进行管理，外包机构负责对企业人事档案的整理、存放、调阅和其他日常管理工作。企业人事档案外包管理模式不仅提升了企业人事档案管理效率，也为企业节省了大量的时间和成本。从当前看，通过集约化的企业人事档案外包管理有利于企业发展，因此在实施过程中有其必要性和可行性。

　　1.企业人事档案外包管理模式必要性

　　首先，随着企业管理模式的现代化，原来终身制的企业人才管理模式逐渐向聘任制合同工方向转变，这不仅增加了员工的自由度，促进了市场人力资源的流动，同时也给企业人事档案管理增加了难度，在员工流动的同时相应的档案也会随着员工的流动，在企业之间转递，而频繁的人事调动需要增加人事档案管理人员，显然这是企业所不愿意看到的。将企业人事档案管理外包，企业人事档案调档则由专门的社会中介机构负责，这些中介机构具有较高的专业管理水平，而且能够更好地配合企业进行人事档案管理，从容地面对企业员工流动，同时也能够减轻企业的成本和负担。

　　其次，人事档案是员工求职的重要凭证，人事档案记载着员工的学历层次和资历信息等，如果企业在员工人事档案管理过程中缺少负责任的态度，极易造成企业人事档案个人信息的泄露或造假，不仅会对企业发展产生重要影响，也是企业对员工不负责任的具体表现。企业要想不断地向前发展，就需要不断地引进高素质人才，而在人才引进过程中人事档案是其重要参考。但部分企业在人力资源管理过程中，为了留住人才就会以档案不让提档等借口阻止员工的正常离职和流动，这不仅会影响企业自身发展，也不利于企业树立正面形象，更有失了人事档案管理的公平性和合理性。也正是基于此类原因，档案管理社会化发展成为必然，企业人事档案外包管理模式正契合了企业人事档案管理安全、真实、公平的需要，具有实施的必要性。

　　2.企业人事档案外包管理模式可行性

　　企业人事档案外包管理模式是指将企业人事档案管理业务外包给专业的社会中介机构，通过合同的形式约定双方的权利和义务，有助于降低企业人事档案管理的综合成本，有利于提升企业人事档案的管理质量和效率，真正达到“省力、省心、省钱”的目的。一方面，企业选择人事档案外包管理模式可以有效地降低企业人事档案投入成本，减轻企业档案管理部门的日常工作任务量，避免影响到档案管理部门的日常业务开展；另一方面，社会化的人事档案外包中介机构，具备专业的人才队伍和先进的技术设备，能够高质量地保证企业人事档案管理工作开展，企业就不需要投入大量的资金购买先进的设备，无需组建专业的人才队伍进行人事档案管理工作，提升了企业资源配置效率。

　　工作要点

　　1.规避企业人事档案外包管理安全风险

　　企业人事档案外包管理的安全风险主要集中在两方面。一是档案信息风险。企业人事档案信息必然会涉及个人隐私，因此如果与企业合作的社会中介机构专业性不强，在企业人事档案管理过程中部分工作人员随意对档案信息进行复制，相应地就会增加企业人事档案外包的安全风险。二是档案实体安全风险。虽然社会中介机构在企业人事档案管理过程中具备专业的人才队伍和先进的技术设备，但如果缺少有力的监管机制或是工作人员操作失误，都可能发生企业人事档案实体资料的丢失和损坏，进而影响企业人事档案实体安全。

　　2.规避企业人事档案外包管理质量风险

　　企业人事档案外包管理质量风险主要体现在以下三个方面。一是企业人事档案资料信息内容相对复杂，如果社会中介机构工作人员在工作中疏忽大意，在具体操作过程中就可能存在分类不准确、装订不规范等问题，进而影响企业人事档案管理质量。二是企业人事档案资料信息扫描质量差。当前企业人事档案管理都实行了信息化办公，需要对原有的纸质档案材料进行信息化扫描，并上传到系统上，方便人事档案资料管理，但如果在扫描过程中机器设备质量不过关，就可能出现漏扫、扫描不清晰、扫描质量不高等问题，进而影响人事档案资料的后续管理和利用。三是社会中介机构工作人员专业能力参差不齐。由于社会中介机构属于外包型服务企业，相应聘请的员工实际专业水平也会存在一定的差别，特别是新进员工对于人事档案管理流程不熟悉，在具体工作中容易出现失误，进而影响人事档案管理质量。

　　工作做法

　　企业人事档案外包管理虽然符合时代发展趋势，但在具体落实过程中一定要选择与企业自身人事档案管理需求相契合的人事档案外包社会中介机构，并且企业自身也要制定更为完善的人事档案外包管理制度，要加大对档案外包中介市场的监管。

　　1.制定科学的人事档案外包管理制度

　　企业人事档案信息包含企业员工的基本资料，不仅涉及企业员工切身利益，也对企业发展产生重要影响。因此，企业在与人事档案外包中介机构合作过程中要制定科学的人事档案外包管理制度，要通过合同的形式约束双方的权利和义务，通过完善相应的制度约束人事档案外包中介机构的行为，确保企业员工档案信息不外泄。同时要坚持人事档案外包管理制度动态管理原则，要随着企业人事档案管理的实际需要，对相应的制度进行调整，进一步提升企业与外包机构的契合性，更好地完成人事档案工作。

　　2.培育档案外包中介市场

　　当前我国企业人事档案外包市场还不够健全，因此有必要借鉴国外经验支持和培育企业人事档案中介市场，推动企业人事档案工作改革与创新。一方面，要引入市场机制，支持企业人事档案中介市场的发展，有关部门给予一定的政策支持和法律约束，规范企业人事档案中介市场发展。另一方面，要支持企业人事档案中介行业协会的发展，通过行业协会加强对中介机构的管理，并制定一定的标准和企业人事档案社会化管理办法。对企业人事档案中介机构服务效果、服务质量进行监管和评测，为中介机构竞争营造良好的外部环境，从整体上提升企业人事档案中介市场的管理水平。

　　3.加强档案外包过程管理

　　企业作为员工人事档案管理的重要主体，承担着人事档案管理的重要责任，虽然实行了企业人事档案外包管理，但对于企业而言，还应该加强对企业人事档案外包过程管理，确保员工人事档案的信息安全。一方面，企业要对人事档案情况进行摸底。对于人事档案中的相关信息要适当地进行筛选，并将这些信息保留在企业内部。另一方面，要对人事档案进行整理、鉴定，确保人事档案符合外包管理规范要求。同时人事档案中介机构也应与企业密切配合，在档案外包之前对托管的档案进行认真清点并做好交接工作。双方要严格按照外包合同的相关要求，履行好各自责任，确保员工档案信息安全。

　　新形势下，企业人事档案外包管理模式契合企业人事档案管理的现实要求。对于企业而言，要在市场上选择人事档案中介机构，并对人事档案中介机构进行实地考察，结合企业人事档案管理实际需要与信誉好、规模大、质量高的人事档案中介机构进行合作，通过强强联合，共同履行好各自责任，进一步提升企业人事档案管理水平，更好地实现人事档案信息资源的后续开发和利用。

　　作者单位：广东联合电子服务股份有限公司

　　责任编辑：巩慧