强基固本 蓄势赋能 着力打造专业档案工作的省域范例

　　文/江苏省档案馆副馆长  赵深

　　档案资源是开展档案工作的基础条件，事关档案事业的可持续发展，档案资源门类齐全、结构合理、特色鲜明是江苏省各级档案馆（室）多年来的工作目标。自2008年起，江苏按照国家档案局第8号令、第9号令的新要求，完成了120家国家综合档案馆《收集档案范围实施细则》和各级档案进馆机关单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》的批复工作，重点加强各级档案馆（室）专业档案的收集工作，从建章立制、精准指导、规范进馆、持续开发等多个环节同步发力，确保全省档案资源数量和结构实现双优化、双提升。

　　制度先行，建立健全专业档案管理政策办法

　　1.联合健全管理机制

　　近年来，省档案部门与省委组织部和省卫健、人社、农业农村、国土、司法、教育、民政等部门联合开展了出生医学证明材料、房产、宅基地、医师、医疗器械、律师资格、林权及承包地确权、森林资源、儿童福利、住房公积金、高校、中小学生、社会组织登记、合法性审查、司法鉴定、长江禁捕、宅基地改革、农村集体产权等文件材料的归档工作，制定了归档清单，陆续出台30多项专业档案管理政策办法，极大促进了全省各级机关单位专业档案资源库建设。经过多年积累，特别是最近10多年的建设，全省各级综合档案馆馆藏专业档案种类极大丰富，数量高速增长，占馆藏比例大幅提高，不少综合档案馆专业档案增量占比过半。如宜兴市档案馆执行新的收集范围9年间，馆藏档案总量从371808卷、217566件增加到681163卷、931059件，其中，新接收专业档案数量占增量的70％以上。

　　2.探索拓展管理领域

　　随着经济社会高速发展，专业档案的领域不断拓展。出生医学证明是人生中的第一份档案材料，做好收集整理归档意义重大。2018年1月，江苏省档案部门就与省卫计委联合在南京、苏州等地开展出生医学证明档案工作调研试点，出台《关于加强孕产妇病历档案管理的通知》，要求各地相关医疗机构不得销毁1996年以前孕产妇住院病历、分娩登记本等档案，将保管期限由30年调整为永久，对早期出生医学证明进行抢救和补充，具有开创性。2019年，省委办公厅、省卫健委、省档案馆联合印发《江苏出生医学证明档案管理办法》，配套出台实施方案并联合召开全省宣传贯彻大会，标志着出生医学证明材料归档进馆工作全面开展，“人生第一档”工程启动。针对新出现的专业档案门类，省档案部门根据中央和省委有关政策精神，联合相关省级主管部门，正在研制政务信息化项目档案、二轮延包档案、重大科技攻关档案等专业档案的政策规范性文件，确保国家经济社会发展到哪里，档案工作就跟进、服务到哪里。

　　精准发力，全面推进全省专业档案体系建设

　　1.强化意向调查

　　每年年初，省档案部门都向省级各进馆单位发出《关于对专业档案管理办法拟制（修订）计划进行调查的通知》，一方面了解各单位的工作情况，方便跟进指导；另一方面针对一些专业主管部门对档案工作关注度不高的现状，提醒各单位加强专业档案工作，效果明显。5年来，多个部门在收到通知后，提出本系统专业档案管理办法的制订愿望和计划。收到反馈后，当年即列出计划表，对重要业务档案进行规范。有关政策规范办法的出台，往往会促使整个条线系统或某个领域同类业务材料由散存到规范归档管理，彻底消除在重要职能中形成的业务材料从散存到散失的隐患。

　　2.主动建章立制

　　坚持主动出击、主动发力，积极推动农村集体产权制度改革、宅基地改革、长江流域禁捕退捕、合法性审查等重要档案管理工作的制度化、规范化。省档案部门主动联系省农业农村厅，并与南通市档案部门等联动，在广泛调研、征求意见的基础上，出台《关于加强农村集体产权制度改革档案管理工作的意见》《关于做好宅基地改革和管理中档案工作的通知》。2020年国务院办公厅印发《关于切实做好长江流域禁捕有关工作的通知》后，省档案部门主动联系省长江禁捕退捕领导小组办公室，制定《关于做好我省长江流域禁捕退捕档案管理工作的通知》。2022年，与省司法厅多次讨论修改，联合印发《江苏省合法性审查档案管理办法》，标志着江苏完成“红头文件”合法性审查全链条制度体系建设，受到司法部高度关注。目前，还联合省委组织部制定主题教育文件材料归档意见；配合中央棚改政策，省市区三级档案部门联合南京市历史文化保护集团调研南京小西湖城市更新项目文件材料形成特点，研究制定具有江苏特色的档案管理政策文件，为全省城市更新项目的建章立制作出示范引导。

　　3.细化规定落实

　　对于国家针对儿童福利档案、卫生健康档案、国有林场档案等专业档案制定出台的档案管理办法，省档案部门结合江苏地域特点和工作实际，进一步细化制订实施办法细则。在2019年民政部、国家档案局印发《儿童福利机构档案管理办法》后，省民政厅、省档案局、省档案馆在2020年联合对南京市、徐州市儿童福利院进行调研，在详细了解儿童福利机构工作流程的基础上，不断讨论完善并吸取国家档案局专家意见，研究制定《江苏省儿童福利机构业务档案管理实施办法》。

　　科学指导，大力提升省级进馆单位专业档案质效

　　目前，省档案馆馆藏专业档案共有干部、水利、交通、大型运动会等16种，共计324918卷、197428件。近5年来，省档案馆采取多种有力有效措施，接收一大批专业档案进馆，新增审计、移民、婚姻登记、病例等5个种类，数量由16.34万卷增至34.47万卷，专业档案数量占馆藏档案数量比例由20.5％上升至26.2％。

　　1.统一标准，研究编制专业档案整理规范

　　编制印发《省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范（试行）》《省级机关团体企业事业单位进馆档案分类编号规范》，统一省级进馆单位专业档案规范整理、分类方法和档号结构，加强档案资源质量管控。研究编制不同专业档案整理与移交要求，专门制定江苏南水北调工程征地移民档案编号表、出生医学证明档案著录及目录数据移交要求等，有效实现馆室衔接，为档案移交工作打好基础。

　　2.全面跟进，做好专业档案具体指导监管

　　通过召开座谈会、举办专题业务培训、组织协作组交流等形式进行“普适性”业务培训，强化专业档案管理办法与规范的实施落地。通过对进馆单位的精细化指导、进行“一对一”个性化服务，在提高省级机关单位档案基础业务工作能力的同时，全面把控专业档案形成质量。结合省级机关档案业务建设评价工作，加强对专业档案的“纠偏式”检查监督，确保进馆专业档案质量全面达标。

　　3.灵活方式，强化专业档案数字化工作

　　因专业档案的特殊性，省档案馆在接收进馆时，对专业档案的数字化没有硬性要求，数字化工作主要在进馆后完成。目前已完成40.7％共140269卷专业档案的数字化。其中，纪检监察案件档案，企业法人登记档案中的广告档案、移民档案，病历档案中的出生医学证明档案已实现100％数字化，企业法人登记档案中的注销企业档案数字化率接近100％。

　　聚力赋能，积极开发专业档案特殊价值

　　省档案馆高度重视专业档案的开发利用工作，一方面加大研究开发力度，积极挖掘存量专业档案的重要价值，为江苏经济社会发展提供持续的“精神动力”；另一方面持续推动专业档案共享利用拓展升级，更好地服务人民群众。

　　1.深耕档案开发，汇聚奋进力量

　　近年来，省档案馆在南京长江大桥建设档案开发上持续发力，举办“国家记忆·南京长江大桥建成50周年档案史料展”、出版《江苏南京长江大桥档案》书籍和《南京长江大桥》音像出版物，为谱写“强富美高”新江苏现代化建设新篇章提供精神养分和前进动力。

　　2.创新利用方式，推动档案惠民

　　凭借长三角区域一体化民生档案查询平台等，积极拓展馆藏婚姻登记档案、出生医学证明档案等民生类专业档案的应用途径和应用场景，通过精准细致的档案服务，为群众入学、出国、财产继承等提供证明性材料，在解决群众遇到的难题的同时，也提升了全社会对专业档案工作的认识。2021年11月，昆山市档案馆联合市公安局在全省率先推出“网上查档大厅”，可直接在手机端查询7类民生档案，开通一年多来，累计服务市民群众15万人次，产生了积极的社会效益。

　　找准问题，助力助推专业档案管理工作提档升级

　　结合专业档案管理工作的多年实践，省档案部门目前仍存在以下问题亟待解决。

　　一是部分专业档案接收进馆难。按照目前的政策，公检法机关及部分进馆单位形成的专业档案不能移交至同级国家综合档案馆，制约了综合档案馆专业档案资源建设。

　　二是国家专业档案名录需要进一步拓展。各单位在履行职能时形成的专业档案种类繁多，目前公布的100种不能完全涵盖，为专业档案类别设置和分类管理带来不利影响。

　　三是业务电子文件归档难。基层机关电子公文系统文件格式和元数据设置不规范，与档案管理系统衔接困难；县区级业务管理、政务服务系统大多由省市主管部门统一开发部署，多未设置归档接口，难以实现业务电子文件归档。

　　四是特殊格式电子档案管理难。原生特殊格式的电子档案要将读取平台一起移交进馆的标准要求，在实际工作中实施有难度。平台不可复制拷贝，档案馆需要经费购买平台软件和相应的硬件设备，这样的原生电子档案种类越多，档案馆的经费需求和管理成本就越大。

　　五是专业档案制度建设和规范标准的制定相对起步较晚。各行业专业档案的历史旧账比较多，业务档案未能及时归档、业务文件材料整理不规范的情况还在一定范围内存在。

　　下一步，省档案部门将以问题为导向，把破除这些卡点堵点作为提升专业档案工作水平的增长极，着力把江苏专业档案工作打造成具有鲜明特色的省域范例。

　　责任编辑：王玥